Zaman yonetimi sayesinde, daha az zamanda ve daha az stresle daha cok is yapabilir; yapmak istediginiz diger islere daha cok zaman ayirabilirsiniz.
Orada burada bosa gecen saatleri yeniden kazanabilir ve bu zamani daha verimli kullanabilirseniz, gunluk verimliliginizi onemli olcude artirabilirsiniz.
Asagida, zaman yonetimine yonelik 10 teknik bulunuyor. Bu tekniklerle, gunde en azindan bir saat kazanip daha verimli isler icin kullanabilirsiniz.
1. Dengeyi koruyun. YasA.INIz, yedi kritik alandan olusur: saglik, aile, maddiyat, egitim, sosyallik, profesyonellik ve maneviyat. Her gun her alana esit zaman ayiramazsiniz. Ama uzun vadede, her alan icin yeterli miktarda ve kalitede zaman ayirirsaniz, yasA.INIz dengelenir. Yok eger bu alanlardan herhangi birini (Iki ya da uc olmasi fark etmez!) ihmal ederseniz, dengenizi yitirir ve basarinizi sabote edersiniz. Sagliginiz icin simdi zaman ayirmazsaniz, daha sonra hastaliga zaman ayirmak zorunda kalirsiniz. Ailenizi ihmal ederseniz, terk edilebilirsiniz ve iliskileri yeniden kurmak daha cok zamaninizi alabilir. Ozellikle kendi isinin sahibi olan kisiler icin dengeyi kurmak zordur, oyle degil mi?
2. Kalemin gucunu kullanin. Zayif bir kalem, en keskin zekadan bile guclu olabilir. Yapilacak isleri bir arac (bir planlayici, kup kagit, avucici bilgisayar, vb.) kullanarak yazma aliskanligi edinin. Zihniniz, detaylardan ziyade resmin butunu konusunda en iyi performansi gosterir. Ayrintilar onemlidir; ama bunlari kalemle yonetin. Birseyi yonetmek istiyorsaniz, once onu olcmelisiniz. Yalnizca gelen siparisleri degil tum isleri not etmek, yapmaniz gereken her seyi daha kolay hatirlamaniza yardimci olur.
3. Gunluk planlama yapin. Soyle bir soz vardir; insanlar, basarisizligi planlamazlar; ama pek cok insan, planlamayi basaramaz. Her aksam oturup elinizin altindaki en degerli kaynagi -onunuzdeki 24 saati- kontrol edebilmek icin zaman ayirin. Isinizi planlayin ve her gun planiniza uygun hareket edin. Bir sonraki gun "yapmaniz gerekenler" ile "yapmak istedikleriniz"in tamA.INI iceren bir Yapilacak Isler listesi olusturun. Gunluk planiniz olmazsa, dikkatiniz kolayca dagilabilir ve uretkenliginizi artiracak onemli islerle ugrasmak yerine, zamaninizi gurultucu musterilere hizmet vererek harcamak durumunda kalabilirsiniz.
4. Oncelik siralamasi yapin. Yapilacak Isler listenizde, onemli olan ve o kadar onemli olmayan isler olacaktir. Pek cok insanin verimli olmayi istemesine karsin, onemli olan ve o kadar onemli olmayan isler arasinda secim yapmamiz istendiginde, sIklikla, o kadar onemli olmayan isleri seceriz. Bunlar, genel itibariyle, yasamsal islere oranla daha kolay ve hizlidir. Yapilacak Isler listenizde her aksam oncelik siralamasi yapin. Listenizdeki en onemli isin yanina "1" rakA.INI koyun. Listenizdeki ikinci en onemli isin yanina "2" rakA.INI koyun, vb. Daha sonra, onem sirasina gore listenizdeki isleri yapin. Listenizdeki her seyi yapamayabilirsiniz; ama en onemli isleri yapmis olacaksiniz. Bu, daha fazla degil, daha akillica calismak ve daha az zamanda daha cok is yapmaktir.
5. Ertelemeyi kontrol edin. Dunyadaki en etkili planlama, yapilmasi gerekenin yapilmasinin yerine gecemez. Onemli isleri erteleriz; cunku, bunu yapmamanin bedelinin ne oldugunu yeterince bilmeyiz ya da bu isi yapmaktan yeterince keyif almayiz. Surekli ertelediginiz bir isi yapmak icin, zihninizde bu isi yapmamanin bedelini ya da bu isi yapmanin keyfini yeterince canlandirmaya calisin. Keyif alma dusuncesi cok daha iyidir. Ertelediginiz bir isi secin ve bunu bir oyuna donusturun. Belli bir zaman diliminde tek bir isle ilgilenin ki diger isler dikkatinizi dagitmasin. ("Gozden irak, gonulden irak.") Bunu yonetilebilir parcaciklara ayirin. Ise baslayin, ilk adimi atin, buyuk ihtimalle isi sonuna kadar gotureceksiniz.
6. Bir "kesintiler defteri" tutun. Ortalama insan, calisirken gunde 50 kez bolunur. Ortalama kesinti, 5 dakika surer. Her gun ortalama 4 saat kesintilerle ugrasilarak gecirilir. Bunlarin pek cogu, yeni siparisler gibi, onemli ve yapmamiz icin bize para odenen islerdir; ama bircogu da cok az deger tasir ya da hic deger tasimaz. Gereksiz kesintileri saptamak ve ortadan kaldirmak icin "kesintiler defteri" tutun. Bir blok kagit edinin ve bunu "Kesintiler Defteri" olarak adlandirin. 6 sutun olusturun: Tarih, Zaman, Kim, Ne, Sure, Degerlendirme. Ilgilendiginiz her kesintinin ardindan, olustugu tarihi ve zamani, bu isi size kimin getirdigini, bir iki sozcukle ne hakkinda oldugunu, ne kadar zamaninizi aldigini ve onem derecesini (A=kritik, B=onemli, C=az onemli, D=onemsiz) kaydedin. YasA.INIzda neler olup bittigini daha iyi anlamak icin bu uygulamayi bir hafta ya da daha uzun surdurun. Daha sonra, sonuclari degerlendirin ve az deger tasiyan ya da hic degeri olmayan C ve D kesintilerinin bazilarini ortadan kaldirmak icin harekete gecin.
7. Yetki verin. Hepimizin haftada 168 saati var. Uyumak icin 56, kisisel bakim icin 10 saati cikardiginizda, yapilmasi gerekenleri yapmak icin, geriye pek de fazla zaman kalmaz. Yetki vermek, isleri paylasmak yoluyla zaman kazanmanizi ve boylece kisisel islerinizi daha hizli sonuclandirmanizi saglar. Yetki vermenin zor yani, basitce isi devredebilmektir. Isleri kendimizin yapmasiyla buyuk gurur duyariz. "Bir isin iyi yapilmasini istiyorsan, o isi kendin yapacaksin." Gunluk planlama kapsaminda her gece, ertesi gun yapmaniz gereken ve yapmak istediginiz tum islere bakin. Her iste kendinize sunu sorun: "Zamanimi en iyi bicimde degerlendirmenin yolu bu mu?" Oyle ise yapin. Oyle degilse, bir baskasina aktarmaya calisin. "Bunu ben yapiyorum" ile "Is yapiliyor" arasinda cok fark vardir.
8. Toplanti zamanini yonetin. Iki ya da daha fazla insanin ortak bilgi alisverisinde bulunmak uzere bir araya gelmelerine toplanti denir. Bundan daha kolay ne olabilir? Maalesef toplantilar, katlanmamiz gereken en buyuk zaman oldurucu islerden biri olabilir. Bir toplantidan once sunlari sorun: "Gerekli mi?" ve "Benim olmam gerekir mi?" Her iki soruya da yanit "Hayir" ise toplantiya girmemeyi ya da katilmamak icin kendinize bir ozur bulmayi tercih edin. Daha sonra, toplanti icin, her ise yonelik baslangic ve bitis saatlerinin belirtildigi yazili bir gundem hazirlayin. Yazili gundemi toplantiya katilacaklara iletin. Bir toplantiyi tuzak kurarak uzatmanin anlami yoktur. Katilimcilara neyin tartisilacagini onceden bildirin.
9. Kagitlari yonetin. Gunumuzde, cevremizdeki kagit yiginin altinda ezilmek kolaydir. Ortalama insan, her gun e-posta, telefon, normal posta, notlar, el ilanlari, fakslar, vb. yoluyla yaklasIk 150 mesaj alir. Her gecen gun ayni kagit yiginlarini taramak ve gozden kacan hatalari duzeltmek ile cok fazla zaman kaybedilir. Kagit yiginlariyla bir kez ilgilenmeye ve isi bitirmeye calisin. Bir iki dakika icinde yapilabilecek birsey ise yapin ve kurtulun. Zamaninizi en iyi kullanmanin yolu bu degilse, baskasina aktarin. Tamamlamaniz biraz zaman alacaksa, bu isle ilgilenebileceginiz i dusundugunuz gunu takviminize isleyin ve bir kenara birakin.
10. Bir zaman defteri tutun. Birseyi yonetmek istiyorsaniz, onu olcmeniz gerekir. Zaman defteri, gun icinde zamaninizi aslinda nasil harcadiginizi gorebilmenizi saglayacak, fotograf albumu benzeri, basit ama guclu bir aractir. Zamani harcarken surekli olarak kaydini tutmaniz yeterlidir. Eylemi, onun icin harcanan zamani ve yukarida anlatildigi gibi A, B, C ve D seklindeki degerlendirmenizi kaydedin. Zamaninizi nasil gecirebileceginize dair birkac ornek: Telefon gorusmeleri yapmak, 35 dakika, A; sepet yapmak, 48 dakika, A; toplantiya katilmak, 55 dakika, C; Seda ile telefon konusmasi, D. Zamaninizin nasil gectigini daha iyi anlamak icin, bu uygulamayi birkac gun surdurun. Sonra, bilgiyi analiz edin. Butun A, B, C ve D zamanlarini toplayin. Pek cok insan, zamaninin buyuk bolumunu C ve D gibi az onemli ve hic onemsiz isler icin harcadigini kesfeder. Son olarak, yasA.INIzdaki gercekten onemli isler icin daha cok zaman kazanmak uzere C ve D gibi isleri azaltacak adimlar atin.
Yazar: Don Wetmore